如何才能保障呼叫中心的流暢運營是許多呼叫中心經(jīng)理一直面臨的課題,行業(yè)專家根據(jù)經(jīng)驗,建議呼叫中心經(jīng)理從以下8個角度加以實踐:

1. 以簡約為宗旨

在呼叫中心里灌輸一種簡約文化,避免坐席之間使用混淆的術(shù)語做溝通,并在坐席工作流程中集成相應(yīng)的系統(tǒng),以系統(tǒng)化來降低復(fù)雜性,保持一致性.

2. 妥善處理客戶預(yù)期

相比正面體驗,負面體驗更能讓人記憶猶新,因此呼叫中心坐席必須具備良好的技能去處理預(yù)料中或預(yù)料外的客戶問題和矛盾.如果處理不當(dāng),負面客戶體驗會讓公司付出龐大的代價,比如客戶流失率提升,負面口碑傳播,有些客戶通常會不做任何抱怨就選擇離去,從而導(dǎo)致反饋信息也無法收集.

3. 客戶自助外包

通過使用網(wǎng)站自助服務(wù)渠道,客戶可自行完成部分重復(fù)性及高成本操作,呼叫中心能進一步提高運營中的成本效益,并釋放坐席有限的時間,投入到更能創(chuàng)造價值的客戶服務(wù)工作中.

值得強調(diào)的是,客戶所使用的網(wǎng)絡(luò)自助服務(wù)中所提供的信息應(yīng)當(dāng)與人工坐席所提供的保持一致.高可用性的自助服務(wù)渠道同時也能提高客戶體驗與滿意度.

4. 最大化坐席生產(chǎn)力

多桌面應(yīng)用是坐席生產(chǎn)力的一大阻礙.試想,在與客戶通話的同時,還需要在不同應(yīng)用窗口來回切換,既低效且費時.此外,要求坐席在不同的數(shù)據(jù)庫中重復(fù)輸入同一數(shù)據(jù)也是一種資源浪費.通過統(tǒng)一坐席桌面應(yīng)當(dāng),提供對所有任務(wù)關(guān)鍵應(yīng)用的單點訪問,確保坐席能將更多時間集中于提高客戶體驗上.

5. 多渠道降低成本

一套高效的IVR系統(tǒng)有助于客戶滿意度的提高,它可以識別并劃分呼叫者,從而針對某客戶的身份進行定制化的服務(wù)而無需坐席的人工介入.呼叫者也可自行選擇適合自己的操作,比如當(dāng)坐席占線時,可以選擇等待、自助語音服務(wù),或是空閑回撥.

6. "軟"品牌傳播

如今的品牌差異已不局限于產(chǎn)品硬件上,企業(yè)文化也是一種關(guān)鍵的品牌差異化手段.作為處于一線環(huán)境中的呼叫中心坐席,他們代表著企業(yè)的形象,比如將企業(yè)文化嵌入到每一次的客戶互動中.定期培訓(xùn)可以讓客戶聯(lián)系人員加深自己的使命感與責(zé)任感,同時制定獎勵機制來測量坐席對預(yù)期績效與客戶承諾的完成度.

7. 雇用合適的員工

只有雇用了具備適合技能的員工,才能充分利用路由技術(shù),將呼入客戶轉(zhuǎn)接到最適合的坐席那里.同時,招聘后的崗位培訓(xùn)也非常重要,以保障不同職責(zé)的坐席充分掌握所需技術(shù).

8. 保持所有客戶觸點內(nèi)容的連貫性與一致性

不管客戶是通過哪一種或多種客戶觸點,必須確保其所訪問到的內(nèi)容一致.而從坐席人員的角度來說,也需要能夠訪問到完整、連貫的客戶信息(比如與前一名坐席的交談主題),以保障客戶互動與體驗的"不間斷".在特定觸點的呼叫流程中加入適當(dāng)?shù)哪_本也有助于實現(xiàn)這一目標.