企業(yè)在文件處理方面的成本約占企業(yè)收入的3%左右，與企業(yè)IT開銷所占的成本比例基本旗鼓相當(dāng)。

　　在2008年以來的國際金融危機(jī)中，文件外包服務(wù)這個(gè)以前在外包服務(wù)中并不起眼的市場現(xiàn)在卻分外搶眼：在辦公設(shè)備采購額下滑的趨勢下，文件外包服務(wù)卻一路走強(qiáng)。Gartner研究顯示，全球文件外包服務(wù)今年仍然會(huì)呈兩位數(shù)增長。

　　企業(yè)的日常文件如報(bào)銷單據(jù)、財(cái)務(wù)報(bào)表或是一些宣傳單等的處理，在企業(yè)管理中都不屬于核心業(yè)務(wù)，很少受到關(guān)注。大多數(shù)企業(yè)都把這些文件與企業(yè)水電費(fèi)單據(jù)等一起處理，更是掩蓋了其中巨大的成本空間。有數(shù)據(jù)顯示，企業(yè)在文件處理方面的成本約占企業(yè)收入的3%左右，與企業(yè)IT開銷所占的成本比例基本旗鼓相當(dāng)。

　　隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公領(lǐng)域和人們的工作習(xí)慣也發(fā)生了巨大改變。人們用電子郵件替代了普通信件，用iPad、Kindle或漢王電子書代替了紙質(zhì)書的閱讀，甚至現(xiàn)在的數(shù)碼復(fù)合機(jī)可以直接將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化成電子數(shù)據(jù)傳到指定的電子郵箱。文件管理業(yè)務(wù)在這種市場轉(zhuǎn)型時(shí)期開始發(fā)揮它的增長潛力，并上升到業(yè)務(wù)流程外包的管理層面。

　　前不久，寶潔公司與富士施樂(中國)有限公司簽訂的一份外包合同令人矚目。這份為期5年的文印外包服務(wù)協(xié)議給業(yè)界展示了一種外包服務(wù)的新模式——寶潔將自己購買、使用、管理打印機(jī)、復(fù)印機(jī)的模式，轉(zhuǎn)為采用富士施樂的文件管理服務(wù)整體解決方案，通過富士施樂的IT管理平臺(tái)實(shí)時(shí)監(jiān)測、管理寶潔的所有辦公設(shè)備。比如在富士施樂位于上海監(jiān)控中心的工作人員可以清楚地了解寶潔廣州辦公樓里各個(gè)樓層每臺(tái)打印機(jī)或復(fù)印機(jī)的使用情況。當(dāng)企業(yè)打印過程中出現(xiàn)卡紙或是無墨問題，系統(tǒng)中的預(yù)警功能會(huì)自動(dòng)通知當(dāng)?shù)氐姆?wù)人員去處理。富士施樂(中國)有限公司副總裁鄭奇麟說：我們跟客戶承諾任何問題在4小時(shí)內(nèi)解決，所以客戶根本感覺不到機(jī)器出現(xiàn)過問題，他甚至?xí)J(rèn)為采用外包服務(wù)后將原來的舊機(jī)器都換成新的了。”采用這種外包服務(wù)后，預(yù)計(jì)寶潔的辦公成本可降低20%～25%，年耗電量將節(jié)省30%，年用紙量將節(jié)省約20%～30%。

　　鄭奇麟強(qiáng)調(diào)，文件管理外包服務(wù)不單純是由以前的產(chǎn)品銷售轉(zhuǎn)向租賃、根據(jù)使用量來收費(fèi)的模式變化，更重要的是深入企業(yè)的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，使文件外包服務(wù)成為企業(yè)業(yè)務(wù)流程的一部分，這才是外包服務(wù)最大的價(jià)值體現(xiàn)。

　　繁瑣的文件處理工作涉及到企業(yè)管理的方方面面，處理得當(dāng)或是加以創(chuàng)新，將使這個(gè)很少受人關(guān)注的管理領(lǐng)域產(chǎn)生巨大的價(jià)值。如今已成功轉(zhuǎn)型為文件管理外包服務(wù)提供商的富士施樂就是其中的探索者和受益者。

　　深入客戶流程是文件管理外包服務(wù)的關(guān)鍵點(diǎn)。針對(duì)保險(xiǎn)行業(yè)大量打印保單的需求，富士施樂開發(fā)了打印模板，客戶買保單登記后，各種相關(guān)信息會(huì)通過系統(tǒng)自動(dòng)排版打印，隨后進(jìn)入分發(fā)配送流程。針對(duì)某些汽車企業(yè)為顧客定制個(gè)性化使用手冊的需求，富士施樂收到他們的用戶數(shù)據(jù)后，就可制作印有感謝某某先生購買了某型號(hào)汽車”的個(gè)性化手冊，然后和保修卡、光盤等零散材料一起打包提供給客戶。避免了以前手冊還沒用完，產(chǎn)品就已更新?lián)Q代的浪費(fèi)情況。通過提供一站式的文件管理外包服務(wù)，外包服務(wù)商可直接參與到企業(yè)的業(yè)務(wù)流程當(dāng)中。

　　金融危機(jī)使企業(yè)更加迫切需要節(jié)省成本、提升效率，這為文件管理外包服務(wù)提供了迅速增長的市場空間，企業(yè)可以把這些瑣碎的文件處理的事情都外包出來，而自己專注于核心業(yè)務(wù)的增長。”鄭奇麟說。在這一細(xì)分領(lǐng)域的不斷深入探索，使外包服務(wù)在富士施樂的業(yè)務(wù)比例一直在增長。尤其是去年在美國收購了一家做外包服務(wù)的ATI公司后，外包服務(wù)所占業(yè)務(wù)比例已由原來的33%上升到超過50%，他們在服務(wù)方案中不僅提供自己的設(shè)備，還幫助客戶代管原有的其他品牌的設(shè)備，提供整合的解決方案。

　　與國際市場上文件外包業(yè)務(wù)的火爆相比，中國市場還處在新興發(fā)展階段。有調(diào)查結(jié)果顯示，90%的CIO或CFO并不清楚公司在文件方面的具體花費(fèi)，打印、復(fù)印等文件處理以及相關(guān)辦公設(shè)備的消耗已成為企業(yè)成本中的隱形殺手。

　　但現(xiàn)在也有越來越多的中國企業(yè)開始接受業(yè)務(wù)流程外包的管理理念。一項(xiàng)針對(duì)CIO人群的調(diào)查結(jié)果表明，在近100份問卷中有85%的企業(yè)對(duì)于文件外包服務(wù)表示感興趣，39%的企業(yè)表示現(xiàn)在就愿意接受這種服務(wù)。中國人壽、平安保險(xiǎn)、中國移動(dòng)等都已經(jīng)采用了這種先進(jìn)的文件管理外包模式。很多客戶表示不想再采購打印機(jī)、數(shù)碼復(fù)合機(jī)等辦公設(shè)備了，而改為租賃的方式，如果能有帶來附加價(jià)值的文件管理服務(wù)最好。”鄭奇麟說。按照富士施樂5年來在中國發(fā)展此類業(yè)務(wù)的經(jīng)驗(yàn)，在使用文件管理外包服務(wù)上，1000名員工的企業(yè)規(guī)模通常是一個(gè)臨界點(diǎn)，規(guī)模越大的企業(yè)在文件處理上的成本降低空間越大。