中國銀行業(yè)與國外銀行最大的差距在于服務--無論是服務的理念、服務的手段、服務的營銷或服務的管理。西方銀行長期以來一直處于比較激烈的競爭狀態(tài)，在客戶服務方面積累了相當?shù)慕?jīng)驗。國內(nèi)銀行在此方面才剛剛起步，銀行呼叫中心最早從2000年開始引入概念，很多銀行一邊規(guī)劃呼叫中心的業(yè)務功能，一邊開始進行系統(tǒng)建設，從簡單地接受客戶咨詢、投訴開始，到可以實現(xiàn)銀行賬戶的查詢、轉賬的自助交易功能，目前又要努力將呼叫中心發(fā)展成為銀行的營銷、服務中心，呼叫中心的功能越來越多，發(fā)揮的作用也越來越大。銀行呼叫中心至少包括四個方面的職能，服務咨詢、服務監(jiān)督、交易處理、外呼營銷，其中咨詢服務包括投訴處理仍是最基本的職能?？蛻舴兆罨镜墓ぷ靼ń獯鹂蛻糇稍?、受理客戶疑難問題、化解客戶抱怨、受理客戶投訴等，如何能夠在這些看似簡單，卻又復雜的業(yè)務中，高效率的幫助客戶，提高客戶服務的效率，提高客戶對銀行服務的滿意度，成為我們不斷探索和研究的內(nèi)容。
一、建立并完善業(yè)務信息資料庫
呼叫中心首先要建立業(yè)務信息資料庫。業(yè)務信息資料庫是座席代表“戰(zhàn)斗的武器”，“武器”的好壞，直接影響到座席代表處理客戶問題的效率。資料庫的設計不必要追求大而全，在我們的實踐中發(fā)現(xiàn)，比較有效、座席代表使用較為方便的資料庫的是將業(yè)務知識設計為FAQ形式，座席代表可以通過關鍵字索引很快地找到答案。因此要求資料庫的問題要由呼叫中心的客戶專家和業(yè)務部門的專家共同設計、審核，大多數(shù)的客戶只需要了解操作層面的問題，很少涉及專業(yè)或技術性的內(nèi)容，因此，資料庫的FAQ中的答案要提示操作要點，另外資料庫中要設計一個計數(shù)器，統(tǒng)計客戶所問問題的頻率，定期對客戶問題進行統(tǒng)計、分析，查找出使用頻率非常高、較高、較低和非常低的問題，對各類業(yè)務問題重新分類、組合和排列。
另一方面，資料庫的及時更新至關重要?？蛻舻膯栴}往往具有時間性，經(jīng)常在某一產(chǎn)品、或某一促銷活動開始時，呼叫中心要應對客戶大量的咨詢，如果只依賴業(yè)務部門提供文件、或等待業(yè)務部門進行通知，呼叫中心往往錯過了進行業(yè)務準備、業(yè)務宣傳的最佳時機。因此我們要求在所有的呼叫中心中配備專職的信息管理員，他們每天專職收集銀行內(nèi)部各項業(yè)務信息，包括從企業(yè)網(wǎng)站、各種宣傳媒體等收集銀行、金融信息，將業(yè)務信息轉化成座席代表可以直接使用的FAQ形式，或以通告欄的形式提醒座席代表注意。他們另一項重要職責就是檢查座席代表轉發(fā)的客戶疑難問題，與業(yè)務部門直接進行電話、郵件溝通，及時找到答案，反饋給座席代表。
二、建立統(tǒng)一的服務規(guī)范
規(guī)范是一種標準、法則，服務規(guī)范也是呼叫中心最基本的管理制度。在我們的服務規(guī)范中，對座席代表的服務形象、服務語言、服務流程、客戶呼入電話的處理、呼出電話的處理流程等都進行了詳細的規(guī)定。
我們要求各個呼叫中心必須統(tǒng)一著裝。統(tǒng)一著裝不僅是為了樹立企業(yè)形象的需要，對在呼叫中心的每個工作人員來說，穿著制服可以強化他們的主人翁意識，在對客戶服務的過程中，每一個工作人員代表的是企業(yè)，而不是個人。在實踐中，我們也的確覺察到統(tǒng)一制服后，呼叫中心的工作面貌有了積極的改進。
在服務規(guī)范中，我們要求座席代表在辦理客戶電話中堅持：認真傾聽、適當引導、努力化解、積極協(xié)商十六字。
傾聽是座席代表應具備的基本技能之一。座席代表在應對客戶電話過程中，要耐心請聽，充分了解客戶的需要，并在傾聽的過程中，以誠懇的態(tài)度，說“對”、“是”、“我明白”等語言作回應。
適當引導是要求座席代表正確分辨客戶的真實意圖，尋找為客戶解決問題的關鍵。通過循序漸進使用開放或封閉式語言，適當提問客戶或重復客戶的問題，準確區(qū)別分辨，迅速了解客戶的意圖適時作回應。
努力化解是當座席代表接到客戶投訴后，要耐心地聽取客戶投訴，作出正面解釋，不與客戶爭論，避免矛盾升級，并積極化解客戶投訴。如果無法通過解釋避免客戶投訴，座席代表就需要積極與客戶協(xié)商解決方案。這對座席代表是比較高的要求，座席代表需要了解各項業(yè)務的操作流程，并要具備一定的應變能力。如對于卡、折丟失的客戶、需要取款、或類似緊急情況的客戶，就需要座席代表能夠靈活應變，為客戶提出應急的方案。
三、加強與各部門的溝通
通過不斷完善資料庫、加強對座席代表的培訓，提高他們的服務技能，呼叫中心對客戶問題的處理能力也在逐漸提高。發(fā)展至今，我們感到驕傲的是在呼叫中心內(nèi)部可以完成的客戶咨詢、投訴電話所占比率越來越高，各業(yè)務部門也從不理解、逐漸轉為理解，繼而主動配合，并給與支持。當然，其間呼叫中心也在不斷努力地與各業(yè)務部門進行溝通協(xié)商，并逐步在建立一套體系，通過規(guī)定、制度進行約束，共同提高客戶服務水平。
經(jīng)過不斷努力，近幾年，我們在呼叫中心的定位和未來發(fā)展中逐漸取得主動。通過文件的形式清晰定位了各部門在客戶服務過程中的職責和作用。同時，我們也通過各種方法主動積極宣傳營銷呼叫中心的服務和重要作用，使各個業(yè)務部門逐漸了解客戶服務中心，變被動的服務為主動的營銷，積極爭取各業(yè)務部門的支持。
目前我們的呼叫中心要接受銀行內(nèi)、銀行外各界的監(jiān)督。我們從銀行內(nèi)各業(yè)務部門、工會、團委、退休老干部以及行外一般社會公眾中選定10-15名義務監(jiān)督員，每月對客戶服務中心的服務進行打分和評比。將呼叫中心的服務公開化，讓更多的人了解新的服務渠道，感受新的服務方式。
同時，呼叫中心建立了與各業(yè)務部門或分支機構的交流制度，每季度至少組織一次（時間不少于1天）部分業(yè)務部門或分支機構負責人在客戶服務中心進行現(xiàn)場監(jiān)督，交流客戶服務問題，提出改進建議等。
呼叫中心是銀行與客戶重要的接觸點，呼叫中心所能覆蓋到的客戶群體遠遠高于其它銀行渠道，呼叫中心也成為銀行網(wǎng)點、柜臺8小時以外的重要服務渠道，成為銀行服務的最后一道屏障。在銀行服務不斷提高的過程中，呼叫中心也在不斷的更新服務理念、提出更高的服務要求，不斷追求更高、更遠的發(fā)展。
作者為中國建設銀行電子銀行部市場營銷處處長；
