信息的及時(shí)傳遞對(duì)一項(xiàng)工作的重要性不言而喻，但是職場(chǎng)中很多人都會(huì)忽略工作跟進(jìn)的重要性。老板不問(wèn)，下屬不說(shuō)；下屬不說(shuō)，老板不問(wèn)。于是使得上下級(jí)雙方之間的信息不對(duì)稱，對(duì)工作的正常開(kāi)展造成很大的阻礙。
在國(guó)外工作時(shí)，我養(yǎng)成了一個(gè)"follow up"（跟進(jìn)）的做事習(xí)慣。如果我約好一個(gè)人兩周后見(jiàn)面，我首先將時(shí)間鎖定在我的日程表上，然后到兩天前，日程表會(huì)提醒我再去確認(rèn)這個(gè)會(huì)議。
在我多年的工作經(jīng)驗(yàn)中，好像很少會(huì)出現(xiàn)會(huì)議最后會(huì)變化或取消這類事情。每次見(jiàn)面，我必然會(huì)約好下次的見(jiàn)面時(shí)間，然后到約會(huì)前一兩天再去確認(rèn)。就像我上面說(shuō)的，我喜歡主動(dòng)，更重要的是事情不跟進(jìn)是不會(huì)有進(jìn)展的。
"溝通"是額外的事情嗎？
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我一個(gè)共事多年的同事就有一個(gè)壞習(xí)慣，總是不會(huì)做跟進(jìn)的溝通。當(dāng)事情交給他后，會(huì)很久沒(méi)有聲音。過(guò)了幾個(gè)星期我突然想起來(lái)，就問(wèn)他到底怎樣了，他說(shuō)："完成了"。
他可能還以為有分加，誰(shuí)知道在我心里已經(jīng)減了兩分。首先，因?yàn)橐恢睕](méi)有反饋，我不能將此事放下，就是說(shuō)這件事一直還是我的責(zé)任，所以扣一分。然后做完都不說(shuō)，讓我繼續(xù)想著這件事情，又扣一分。如果讓我從別的渠道聽(tīng)到他已經(jīng)將事情做好了，而我這個(gè)直屬上司還傻傻不知情，這個(gè)絕對(duì)又要扣一分。我們的績(jī)效是五分滿分，一分就出局，就算這個(gè)同事從滿分開(kāi)始，因?yàn)椴恢匾暅贤ㄋ惨呀?jīng)差不多要出局了。
這個(gè)可能也是一個(gè)價(jià)值觀問(wèn)題。我覺(jué)得這個(gè)同事認(rèn)為"溝通"是額外的事情，不應(yīng)該占用做事情的時(shí)間。如果有人說(shuō)"最近真是太忙了，都沒(méi)有時(shí)間與我的團(tuán)隊(duì)溝通了"，那這個(gè)人絕對(duì)是一個(gè)不注重溝通的人。我以前培養(yǎng)基層銷售人員時(shí)，會(huì)要求他們每天一次電話匯報(bào)，就是要培養(yǎng)一個(gè)溝通的習(xí)慣。
我還會(huì)教他們?cè)鯓訁R報(bào)，如果碰到問(wèn)題我們可以馬上一起解決。到后來(lái)我要改為每周匯報(bào)，有很多員工還舍不得呢。我認(rèn)為沒(méi)有天生的溝通高手，要變成一個(gè)溝通達(dá)人，首先要認(rèn)識(shí)到"溝通"就是做事情的一部分，而且還是很重要的一部分。如果事情做完但沒(méi)有同相關(guān)人等溝通，對(duì)他們來(lái)說(shuō)，你可能還沒(méi)有開(kāi)始做。有了這個(gè)意識(shí)后，行為上才可能開(kāi)始改變。
好助理，差助理
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我再分享一下我過(guò)去的助理是怎樣做事情的。如果助理安排我出差去參加一個(gè)活動(dòng)，特別是一些大型活動(dòng)，決定下來(lái)之后，她就會(huì)安排每周有一個(gè)15～30 分鐘的電話會(huì)議，請(qǐng)所有安排活動(dòng)的人來(lái)做溝通。通常在安排中會(huì)有很多動(dòng)態(tài)的事情要處理，我在聽(tīng)到進(jìn)展情況后也可能會(huì)有不同想法。一直到出差前兩天，一切都定下來(lái)了，她就會(huì)給我詳細(xì)的細(xì)節(jié)安排，細(xì)到什么時(shí)候在什么地方做什么事情。
這些細(xì)節(jié)都會(huì)在我的日程表里面出現(xiàn)，盡量做到我對(duì)任何的活動(dòng)細(xì)節(jié)都有機(jī)會(huì)預(yù)演一次。但是我曾經(jīng)也有些助理將我丟了也不知道的情況，出差前沒(méi)有細(xì)節(jié)安排，到了機(jī)場(chǎng)可能機(jī)票也沒(méi)有安排好……我覺(jué)得這個(gè)分別是在于兩個(gè)助理怎樣定義做好一件事。
舉個(gè)例子，老板后天要飛北京，靠譜的助理定義這件事就是將老板順利地送到北京然后順利地接回來(lái)。整個(gè)過(guò)程她會(huì)先走一遍，在自己的腦海里先走一次流程，連老板沒(méi)有碰上的她都給想到了。這種助理的小心程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)了你，這樣你才能完全放心。不然你整天在想她會(huì)漏掉什么，這種助理就不是增值的，反而成為負(fù)擔(dān)了。
但不要以為不靠譜的助理不想將工作做好，他們往往也是熱心的好員工，只是總愛(ài)丟三落四。我覺(jué)得其中一個(gè)很重要的原因是在定義"事情"上面出現(xiàn)偏差。
比如請(qǐng)她去訂一張機(jī)票，她就馬上去訂了，訂完之后，又馬上去干別的了，而你作為老板，一直就不知道機(jī)票訂了沒(méi)有。一個(gè)靠譜的助理會(huì)定義"訂機(jī)票"包括兩步：一是問(wèn)清楚航班的型號(hào)、時(shí)間、座位的要求；二是訂好機(jī)票后，將一切確定的信息反饋給當(dāng)事人，讓他知道這件事情已經(jīng)結(jié)束。任何事情必然有溝通的部分。我常常說(shuō)，不到位的溝通，可能你做了8 分工作，最后給扣了4 分；但如果溝通有效，7 分工作變成10 分。所以一個(gè)專業(yè)的職業(yè)經(jīng)理人必須要重視溝通。溝通讓你出色，但也可能讓你出局，必須要十分重視。
掌握"跟進(jìn)"主動(dòng)權(quán)
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但如果你的上司不善溝通，還反過(guò)來(lái)怪你溝通不足，那怎么辦？
如果你是下屬，你可以利用SMART 來(lái)將溝通"機(jī)制"搭好。SMART 中，S 指的是Specific（具體的），M指的是Measurable（可衡量的），A指的是Achievable（可行的），R指的是Relevant（相關(guān)的），而T指的是Time（時(shí)限）。
當(dāng)上司將他對(duì)你的期望說(shuō)完之后，你可以用SMART 作為一個(gè)反饋工具，下面的對(duì)話就是SMAT 的對(duì)話，為什么沒(méi)有R 呢？因?yàn)槭抢习逡竽阕龅?，你的假設(shè)就是老板已經(jīng)考慮好這個(gè)項(xiàng)目與他的方向是相關(guān)聯(lián)的了。
"老板，我聽(tīng)到你對(duì)我的要求了，我怕聽(tīng)錯(cuò)了，還是重復(fù)一次讓你確認(rèn)一下比較好。我具體聽(tīng)到的是……你是否同意？"
"同意。"
"要衡量這件事情是否做成功，我覺(jué)得還是要沿用你一直在推動(dòng)的KPI 機(jī)制。你看看我建議這個(gè)KPI 是否可行，或者你有其他KPI 的建議？"
"沒(méi)有問(wèn)題，這個(gè)KPI 可以。"
"我想與老板分享一下我聽(tīng)懂你的要求后我的一個(gè)判斷。我認(rèn)為這件事情絕對(duì)是可行的，但是以我目前手上的資源來(lái)說(shuō)，我可能要放慢一下我另外一個(gè)項(xiàng)目的速度，如果你可以接受的話，我們可以馬上開(kāi)始這個(gè)項(xiàng)目。"
"這樣吧，另外一個(gè)項(xiàng)目不要放慢，我多調(diào)動(dòng)點(diǎn)資源給你，讓你將這兩件事都辦了。"
"好的，老板，沒(méi)有問(wèn)題。有了額外資源，事情就好辦了。"
"如果這些資源下周能到位，我估計(jì)這個(gè)項(xiàng)目能夠在6個(gè)月內(nèi)完成，這個(gè)也是你原來(lái)的要求。還有我希望能夠每?jī)蓚€(gè)星期給你一個(gè)簡(jiǎn)單的進(jìn)度匯報(bào)，就給你發(fā)一條微信，有必要時(shí)再開(kāi)會(huì)。我主要是想確保你知道項(xiàng)目還是跟著計(jì)劃前進(jìn)，如果有什么變化，我也可以及時(shí)通知你，你覺(jué)得這樣可以嗎？"
老板心里很滿意，因?yàn)樗烂績(jī)芍軙?huì)收到一個(gè)進(jìn)度匯報(bào)，那這件事就算徹底移交了。
"很好，我們就按這樣去辦，我等你微信。"
溝通一開(kāi)始就不能停下來(lái)，持續(xù)的溝通是任何關(guān)系改善必經(jīng)的環(huán)節(jié)。職業(yè)經(jīng)理人必須要將"跟進(jìn)"作為一種職場(chǎng)基因來(lái)培養(yǎng)，"等待"的心態(tài)一定不會(huì)讓你在職場(chǎng)有太順利的發(fā)展。
