呼叫中心是企業(yè)與客戶間聯(lián)系的橋梁、企業(yè)收集客戶感知的眼睛、企業(yè)營銷的重要手段。隨著眾多呼叫中心在民航、銀行、保險、通信、金融等傳統(tǒng)企業(yè)及B2C等新型互聯(lián)網(wǎng)商業(yè)模式中高速發(fā)展、壯大。呼叫中心的運(yùn)營管理也愈發(fā)規(guī)范化、精細(xì)化。越來越多的呼叫中心通過重視客戶體驗(yàn)，提高客戶對企業(yè)的滿意度和忠誠度，助力企業(yè)經(jīng)營發(fā)展。
客戶體驗(yàn)的感知如何，不僅和接聽電話時座席人員的服務(wù)態(tài)度有關(guān)，在深層次上，和座席人員的工作效能、問題處理效果、座席得到的技術(shù)支撐、客戶的需求被滿足程度等方面直接相關(guān)，是客戶對呼叫中心提供的一系列服務(wù)（接聽情況、后續(xù)跟進(jìn)情況、服務(wù)改良等）是否滿足其需求而產(chǎn)生的感知。
呼叫中心如何對這些方面進(jìn)行有效的管控、平衡處理，形成了客戶體驗(yàn)管理的概念?？蛻趔w驗(yàn)管理被視為繼現(xiàn)行大量KPI指標(biāo)后，可量化的又一評估呼叫中心運(yùn)營管理水平的重要指標(biāo)。
呼叫中心提供的服務(wù)質(zhì)量和客戶體驗(yàn)感知兩者間，形成了一個既有矛盾又相對和諧互促的關(guān)系。
為什么說兩者是對立矛盾面呢？客戶期望他的每一通電話都受到呼叫中心全面、及時、高質(zhì)量的受理，這樣客戶會有VIP的良好體驗(yàn)感受；但呼叫中心將為此產(chǎn)生大量成本。
眾所周知，幾乎每一個呼叫中心都承擔(dān)著大量繁重的客戶受理工作，要求20秒內(nèi)接聽電話，座席在處理每一通話時必須盡可能在幾分鐘時間內(nèi)了解客戶需求、查詢知識庫相關(guān)內(nèi)容、形成應(yīng)答、再次接受客戶反饋、形成工單等一系列工作流程。
但如果座席人員在與客戶溝通時不能迅速掌握客戶實(shí)際需求而增加了解的時間，或?yàn)楦釉敿?xì)闡述知識庫相關(guān)內(nèi)容而增加解釋內(nèi)容也會延長受理時長，使得效能降低；而同時，客戶因?yàn)樵谕ㄔ捴懈惺艿狡髽I(yè)（呼叫中心）花比較長的時間較全面滿足自己的需求，有被重視的感覺而得到較好的客戶體驗(yàn)感受。這就是矛盾的產(chǎn)生。
那么，呼叫中心如何安排、使用合理的現(xiàn)有資源來獲得良好的客戶體驗(yàn)？
比如，在很多呼叫中心會產(chǎn)生這樣的問題爭論：對重復(fù)投訴等疑難投訴工單，呼叫中心有兩種應(yīng)對方案：一包到底處理的工作流程和多環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)接處理的工作流程。
一包到底處理的工作流程即對客戶需求實(shí)行首問負(fù)責(zé)制，即一個座席人員對一通客戶電話的需求內(nèi)容一包到底的負(fù)責(zé)處理完結(jié)；
多環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)接處理的工作流程即將一個疑難投訴電話分為首問、升級、支撐等多環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)來完成對一通客戶電話的需求內(nèi)容多次流轉(zhuǎn)處理的工作流程；
哪一種更能使客戶獲得良好的體驗(yàn)感知？
這兩種不同的思路直接決定了呼叫中心人員安排、崗位設(shè)置、質(zhì)檢效果等各方面資源的使用方式不同。也涉及到管理學(xué)中效能、效率的概念。
一包到底的模式，會提高效能，但效率的考核會降低；多環(huán)節(jié)流轉(zhuǎn)處理的模式在每個環(huán)節(jié)的考核上會得到很高效率的指標(biāo)，但效能可能會低。
在實(shí)際工作中，從工單歷時這一指標(biāo)可以看出，一包到底的工作流程平均工單歷時時長會比多次流轉(zhuǎn)工作流程多出2倍左右；但從質(zhì)檢效果和排班數(shù)量方面，反而會發(fā)現(xiàn)一包到底的工作流程模式下重復(fù)投訴次數(shù)和后續(xù)跟進(jìn)班組人員數(shù)量減少很多。
我們理想的目標(biāo)是：呼叫中心的效能、效率與客戶體驗(yàn)感受相對統(tǒng)一互促，形成良性互動。那么如何使呼叫中心的效能、效率與客戶體驗(yàn)相對統(tǒng)一互促，形成良性互動呢？
首先明確下呼叫中心效能、效率的概念。筆者理解效能為以座席人員為采樣對象，從頭到尾被處理完畢受理的電話占所有受理電話的比率，在客戶體驗(yàn)上表現(xiàn)為客戶被深度關(guān)切的程度；而效率是為快捷處理客戶電話內(nèi)容而減少在某個處理環(huán)節(jié)上的時間，即在單位時間內(nèi)處理更多的客戶電話，這樣就造成很大比例客戶需求的升級、轉(zhuǎn)向后端等情況。
根據(jù)目前呼叫中心受理環(huán)節(jié)講，效能與效率永遠(yuǎn)是需要平衡掌握的關(guān)系，對這一理念的理解，會影響到不同呼叫中心工作流程、排班制度、組織構(gòu)架等很多方面的不同設(shè)置，影響到重復(fù)投訴率指標(biāo)、越級投訴率指標(biāo)等；同時，也一定會直接影響到客戶體驗(yàn)感受的不同。效能與效率是呼叫中心需要處理好的一對關(guān)系，它會直接影響到呼叫中心與客戶體驗(yàn)間的關(guān)系。
效能與效率的關(guān)系，可以形象的體現(xiàn)為：
極端情況下，若對每個客戶都提供VIP級別的服務(wù)，則效能提高了，首次呼叫解決率提高了，但呼叫中心的成本會急劇增加；
但如果單方面提高效率，則可能會發(fā)生呼叫專員快速查詢知識庫后，迅速判斷應(yīng)對客戶或轉(zhuǎn)向其它部門跟進(jìn)處理。這樣，極易產(chǎn)生客戶反復(fù)問詢、客戶體驗(yàn)感受降低、后端壓力增加、延緩客戶需求處理時間等情況。
效能、效率會有一個交叉點(diǎn)、平衡點(diǎn)，即在不同行業(yè)呼叫中心，如果找尋到一個客戶體驗(yàn)良好的、或者客戶重點(diǎn)關(guān)切的點(diǎn)，即客戶是否在乎通話時長（接待時長）、是否對首次問詢內(nèi)容的答復(fù)應(yīng)對程度要求高、對后續(xù)跟進(jìn)處理的耐心程度等因素綜合判斷，制定一個適合的客戶受理規(guī)范，保證客戶體驗(yàn)滿意度、保證呼叫中心效能、效率的要求。
在實(shí)踐中，建議呼叫中心根據(jù)呼叫專員數(shù)量配置情況和重復(fù)投訴等疑難工單數(shù)量情況，分具體情況采用首問責(zé)任人負(fù)責(zé)制或首問負(fù)責(zé)制與多層流轉(zhuǎn)制相結(jié)合的方式，在不同范圍靈活實(shí)施。
