受控電子郵件歸檔服務(wù)與獨(dú)立電子郵件歸檔產(chǎn)品一樣越來越流行，表明越來越多的用戶愿意放棄對電子郵件歸檔的控制而讓其他人來完成這項(xiàng)工作。

　　據(jù)IDC公司分析師Laura DuBois說，整個(gè)電子郵件歸檔市場在2006年的總收入達(dá)到了4.77億美元，其中獨(dú)立電子歸檔服務(wù)所占比例達(dá)到了40%。IDC公司稱，雖然獨(dú)立電子歸檔服務(wù)與電子郵件歸檔產(chǎn)品的比例并沒有發(fā)生明顯變化，客戶們用于獨(dú)立電子歸檔服務(wù)的開支將與他們用于產(chǎn)品的開支一樣快速增長，今年將超過40%。

　　她說："有些用戶曾經(jīng)將獨(dú)立電子歸檔服務(wù)與產(chǎn)品進(jìn)行了對比，結(jié)果發(fā)現(xiàn)使用獨(dú)立電子歸檔服務(wù)在經(jīng)濟(jì)性方面更可行一些。"她說，服務(wù)的執(zhí)行時(shí)間更短、在出現(xiàn)訴訟時(shí)強(qiáng)制性更強(qiáng)一些。而且，她說象Zantaz那樣既提供軟件又提供服務(wù)的公司也許在市場上的生存能力更強(qiáng)一些。

　　不久之前，企業(yè)們還不清楚將電子郵件外包出去是否比自己來做這部分工作的成本更低一些。但是包括Zantaz(最近以3.75億美元的價(jià)格出售給了Autonomy公司)、Fortiva、LiveOffice 、MessageOne和MessageOne轉(zhuǎn)售商IBM、Iron Mountain和Sungard等公司在內(nèi)的大批供應(yīng)商均聲稱推出各自的電子郵件外包服務(wù)。

　　MessageOne公司的EMS電子郵件歸檔服務(wù)具備電子郵件歸檔和電子查找功能，該公司產(chǎn)品管理副總裁Bryan Rollins說："On-premise解決方案在配置和應(yīng)用上都比較復(fù)雜。"他在銷售公司服務(wù)時(shí)列出了On-premises解決方案存在下列成本因素：

　　一般性基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)成本(軟件、服務(wù)器、存儲器)。

　　基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)的升級成本。

　　實(shí)施解決方案所需的專業(yè)性服務(wù)。

　　操作系統(tǒng)維護(hù)、歸檔軟件、升級和補(bǔ)丁。

　　確保歸檔電子郵件高效的成本。

　　Rollins說："這里可能還有許多隱藏成本。人們并不是總是能夠想到他們必須升級他們的基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)或者在專業(yè)性服務(wù)上支付多于軟件成本數(shù)倍的費(fèi)用來保證方案按自己的要求順利實(shí)施。"

　　還有一些成本與電子郵件歸檔錯(cuò)誤的解決和起訴或者審計(jì)有關(guān)。

　　當(dāng)然，所有的這些成本都還應(yīng)加上相應(yīng)的服務(wù)費(fèi)。MessageOne公司的服務(wù)是按照包月來收費(fèi)的，成本構(gòu)成包括每位用戶和每GB存儲器等收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。一般，每位用戶的費(fèi)用在3美元到5美元之間，高端每GB存儲空間的費(fèi)用在5美元左右。象安全和電子查找等功能也要另外收費(fèi)。

　　有些服務(wù)的定價(jià)模式不同。除了OEM的EMS服務(wù)之外，Iron Mountain公司還提供了其自己的Digital Records Center for Compliant Messaging服務(wù)，這項(xiàng)服務(wù)可以管理和歸檔電子郵件、即時(shí)信息和大型企業(yè)客戶為滿足美國證券交易委員會關(guān)于財(cái)報(bào)發(fā)布法規(guī)要求而所需的彭博社通訊服務(wù)。這項(xiàng)服務(wù)只是按照客戶選擇的存儲容量來收費(fèi)的，但是每月費(fèi)用可能是300美元或者更多。 Iron Mountain公司產(chǎn)品經(jīng)理Sean Hegarty說："有些客戶每天給我們2萬封電子郵件，而其他客戶可能每年給我們350萬條即時(shí)信息。"

　　有證據(jù)表明客戶們考慮到成本的因素更傾向于將電子郵件歸檔服務(wù)外包出去。例如，Texas Credit Union League正是處于對上述成本的考慮才選擇了Fortiva服務(wù)。

　　TCUL覺得投資在室內(nèi)解決方案需要對它們的基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)進(jìn)行重大改動，而且還需要增加員工和維護(hù)工作。而且他們還認(rèn)為自己來完成電子郵件歸檔工作的風(fēng)險(xiǎn)是很高的。

　　持相反意見的是Maureen Durack，她是芝加哥法律事務(wù)所Vedder,Price,Kaufman & Kamholz公司的管理信息系統(tǒng)主管。Vedder,Price,Kaufman & Kamholz公司正在使用CA公司的Records Manager產(chǎn)品。她說："由于我們是一家需要處理大量電子郵件的法律事務(wù)所，我們希望在電子郵件的儲存上擁有一定的靈活性，這樣我們就能將歸檔、備份和災(zāi)難恢復(fù)做得更好。"她解釋說，公司還使用了CA公司的Message Manager。

　　現(xiàn)在，不僅受控電子郵件服務(wù)正在發(fā)生劇變。例如在本周早些時(shí)候，Zantaz公司宣布其企業(yè)歸檔解決方案(EAS)和其Introspect電子查找產(chǎn)品將更緊密地結(jié)合在一起。

　　其競爭對手CA公司也作出了類似的舉措，公司宣布它將把其Message Manager、Records Manager和Files System Manager都捆綁在一起，組成一個(gè)名為Information Governance的解決方案。CA公司的Information Governance分公司的產(chǎn)品營銷主管Kristen Perdue說："捆綁后的集成解決方案的好處是可以預(yù)見到的，即產(chǎn)品之間的兼容性將更好。"他說公司應(yīng)該能更快地對審計(jì)和電子查找要求作出回應(yīng)。

　　支持電子郵件歸檔的人強(qiáng)調(diào)說，使用這些解決方案的客戶越來越多證明了他們的需求也會越來越大。但是擁有大量資源的大型企業(yè)使用自己的室內(nèi)解決方案也并非不可能做得更好。

　　供應(yīng)商們強(qiáng)調(diào)，那是頗有爭議的。MessageOne公司的Rollins說："自己開發(fā)的產(chǎn)品的成本與大型企業(yè)的相關(guān)成本一樣高。"Iron Mountain公司的Hegarty也持有相似的意見。他說："企業(yè)的規(guī)模越大，擁有的數(shù)據(jù)就越多，企業(yè)被起訴的可能性也越大。"

　　雖然現(xiàn)在無法確定電子郵件歸檔服務(wù)的銷售業(yè)績是否能夠比獨(dú)立產(chǎn)品銷售業(yè)績更快地增長，但是有一件事是肯定的：企業(yè)客戶們將繼續(xù)選擇服務(wù)型解決方案，在消費(fèi)規(guī)模上至少能夠與自己開發(fā)的解決方案達(dá)到同一水平。