近日，廣州某大型圖書館攜手深圳AOFAX呼叫中心技術(shù)公司達成電話客服系統(tǒng)的建設(shè)方案的統(tǒng)一意見，并由AOFAX提供現(xiàn)場部署服務(wù)，目前系統(tǒng)已經(jīng)正常運行。
為了讓圖書館工作人員給讀者提供高質(zhì)量微笑服務(wù)，負責人李部長從2014年5月開始著手招標文檔和公示，經(jīng)過幾個月的投標和競標工作，AOFAX呼叫中心技術(shù)公司脫穎而出，各項功能嚴格匹配招標文書，并以最佳性價比獲得各方的好評。
眾所周知，一座大型的圖書館每天接待成千上萬的讀者訪問，這需要工作人員的相互配合方能快速和有效的服務(wù)于讀者。為了配合圖書館的微笑服務(wù)，AOFAX基于電話錄音REC、CTI電話呼叫中心、電話交換PBX和網(wǎng)站客服WEB等技術(shù)提出如下幾項舉措。
一、電話錄音系統(tǒng)功能
為了防止圖書館的工作人員在工作時間打私人電話、內(nèi)部通話閑聊等，AOFAX提出利用電話錄音實時監(jiān)控坐席人員的通話內(nèi)容、通話時間和通話信息。在服務(wù)過程中可全面考察員工的工作能力、業(yè)務(wù)水平、電話禮儀規(guī)范同時能迅速發(fā)現(xiàn)及杜絕有損害圖書館利益行為。
通話內(nèi)容以MP3格式保存在當天個人文件夾里面。REC提供基本的錄音、監(jiān)聽、查詢、回放、管理等功能。
二、網(wǎng)站客服系統(tǒng)
新時代競爭體制下，單一的電話客服已經(jīng)無法適應讀者的需求。在網(wǎng)站添加坐席客服，方便讀者訪問直接通過網(wǎng)站客服尋求幫助。
訪問網(wǎng)站和電話咨詢是客戶與一家企業(yè)交流的兩種最通用途徑，當前市場上所有的產(chǎn)品只能用兩個獨立的產(chǎn)品分而治之。AOFAX首創(chuàng)將網(wǎng)站客服和電話客服無縫結(jié)合，客戶通過網(wǎng)站來訪或電話咨詢，座席人員可以在一個工作界面與之交流，系統(tǒng)也會完整地記錄客戶交替通過網(wǎng)站和電話交流的歷史軌跡。
AOFAX客服網(wǎng)站系統(tǒng)搭配只需在網(wǎng)頁中插入代碼，就可以實時觀察網(wǎng)站訪客的來源、次數(shù)、當前訪問頁面、上次工作座席、上次聊天備注等。訪客端無需安裝插件，支持多個網(wǎng)站同時聊天和主動發(fā)起對話，支持網(wǎng)頁對話、消息預知、訪客阻止、訪客標注、客服轉(zhuǎn)接、截圖和發(fā)送文件等強大功能；支持企業(yè)聊天、客戶管理、工效分析和多種統(tǒng)計報表等。
三、內(nèi)部聊天系統(tǒng)
據(jù)李部長透露，圖書館之前內(nèi)部聊天是用騰訊QQ軟件實現(xiàn)的，通過建群和建立臨時分組等，操作麻煩而且數(shù)據(jù)無法很好地保存和統(tǒng)計。此外不排除一些坐席人員利用QQ之便私人聊天等。
為了保護圖書館信息的安全和規(guī)范員工溝通交流，AOFAX電話客服系統(tǒng)免費內(nèi)嵌AOFAX企業(yè)即時聊天工具。員工實名登錄呼叫中心系統(tǒng)后,進行屬于特定范圍的工作溝通和團隊協(xié)作。
內(nèi)部聊天界面呈現(xiàn)嚴肅、簡潔的界面風格。人員按正式的組織架構(gòu)進行分組。人員狀態(tài)設(shè)置有離開、在線和漫游三種狀態(tài)。
即時消息支持全體工號群發(fā)，部門消息群發(fā)和私聊消息。
發(fā)送消息格式多樣化，有文字、表情、鏈接、圖片、截圖和文件等格式。
截圖工具： 點擊截圖圖標，選中截屏區(qū)域后雙擊即可發(fā)送截圖。
文件傳輸： 高速、穩(wěn)定的實時文件傳輸功能，文件大小不受限制。
記錄查詢： 實時記錄所有聊天記錄，自我查詢，按級別自定義向下查詢。
四、漫游登陸和移動OA辦公
AOFAX呼叫中心系統(tǒng)提供域名解析功能，支持外網(wǎng)漫游登陸系統(tǒng)，當上級領(lǐng)導在外時也可查看圖書館人員的工作狀態(tài)和工作強度等。
此外當坐席離線時，可以設(shè)置漫游狀態(tài)，設(shè)置好漫游手機，當有重要來電時可以轉(zhuǎn)接到手機上面，讓重要電話不遺漏。
移動OA項目，通過APP了解此套電話客服系統(tǒng)的相關(guān)記錄和使用情況，提供各種常用的辦公需求，比如審批，查詢電話記錄，聊天功能，移動網(wǎng)站客服等。
當然，電話客服系統(tǒng)還包括語音IVR導航、企業(yè)總機、自動撥號功能、自動回訪調(diào)查、滿意度評價、報表系統(tǒng)、掛機短信、知識庫和工單系統(tǒng)等，詳細情況就不在此次贅述。
