隨著現(xiàn)代商業(yè)越來越發(fā)達(dá)，客戶服務(wù)也變得越來越重要。而一家公司擁有一個易記、優(yōu)質(zhì)的客戶電話服務(wù)，就成了決定其市場競爭力的關(guān)鍵因素之一。這時候，400電話就成為了一個不可或缺的選擇，相比普通電話號碼，它通過“4”這個數(shù)字前綴，標(biāo)識出來是企業(yè)客戶服務(wù)電話，并且有許多的增值服務(wù)，能夠極大程度的提高企業(yè)的形象和客戶滿意度。

因此，越來越多的企業(yè)開始申請和使用400電話。那么，如何申請和使用400電話呢？接下來，就讓我們詳細(xì)的來探討一下。

一、申請400電話

1.1 申請400電話之前

在正式申請400電話之前，您需要確定以下幾個基本信息：

（1）所屬行業(yè)：根據(jù)中國信息通信研究院統(tǒng)計數(shù)據(jù)，不同行業(yè)選擇的400電話服務(wù)內(nèi)容存在差異，比如您是否需要語音導(dǎo)航、是否需要數(shù)據(jù)報表、是否需要全天候接聽等。所以，在申請400電話之前，您需要選擇一個合適的400電話服務(wù)提供商，并詢問其所提供的服務(wù)內(nèi)容直至滿意。

（2）需求量預(yù)估：如果您的400電話短時間內(nèi)無法順利接通，將會對客戶產(chǎn)生極大的不滿。因此，為了保障客戶資源，您需要提前預(yù)估客戶通過400電話聯(lián)系的情況，以確保400電話的接聽率。

（3）成本預(yù)估：在申請400電話之前，您需要對所需要的服務(wù)進(jìn)行全面的了解，包括基礎(chǔ)費(fèi)用、端口費(fèi)、呼入費(fèi)用、呼出費(fèi)用以及其他附加費(fèi)用（如語音留言、短信通知、業(yè)務(wù)擴(kuò)展等），同時，還需要考慮發(fā)票以及后期維護(hù)成本等因素，以確保預(yù)算合理。

1.2 申請400電話流程

在確認(rèn)好以上三個基本信息之后，就可以開始申請400電話了，具體流程如下：

（1）聯(lián)系400電話服務(wù)提供商：首先，您需要找到正規(guī)的400電話服務(wù)提供商，并向其咨詢相關(guān)信息。如果您對某個服務(wù)提供商有較好的了解，可以直接聯(lián)系其銷售代表咨詢400電話服務(wù)的類型、價格、質(zhì)量等方面的問題，如果有其他的剩余疑問，可以通過公開服務(wù)官方網(wǎng)站或在線客服平臺來獲取。

（2）填寫申請信息：根據(jù)400電話服務(wù)商的要求，填寫相應(yīng)的申請信息，如企業(yè)基本情況、服務(wù)要求、聯(lián)系方式等，并提供一些必要的證明材料，例如營業(yè)執(zhí)照副本、銀行開戶許可等。

（3）等待審批：完成申請后，需要等待服務(wù)提供商的審批，通常時間為2-5個工作日。如果審批通過，服務(wù)提供商將向您提供400電話的基礎(chǔ)信息，以及相關(guān)使用方式和注意事項。

（4）簽訂合同和支付服務(wù)費(fèi)用：通過審批之后，需要和服務(wù)提供商簽訂相關(guān)合同，再支付相應(yīng)的服務(wù)費(fèi)用。在這個過程中，您需要仔細(xì)核對合同條款、閱讀合同條約，并簽署合同。同時，需要注意是否需要支付保證金、是否有退款保障等重要條款。

二、使用400電話

2.1 基本功能

使用400電話的基本功能包括：呼叫轉(zhuǎn)移、人工接聽、按鍵語音導(dǎo)航、多路短信發(fā)送等，具體如下：

（1）呼叫轉(zhuǎn)移：當(dāng)用戶撥打企業(yè)的400電話時，首先會聽到語音提示，然后自動接通到企業(yè)選定的客服號碼。如果此時用戶撥打的客服正忙不接或無法接聽，就會轉(zhuǎn)接到其他線路或呼叫轉(zhuǎn)移號碼上，確保用戶順利接通。

（2）人工接聽：在客戶通過語音導(dǎo)航后找到自己需要的部門或個人之后，需要一個人工客服接聽，解答客戶的問題。作為客服人員，需要有充足的行業(yè)知識、解答技巧、語音禮儀等基礎(chǔ)素質(zhì)。

（3）按鍵語音導(dǎo)航：當(dāng)用戶撥打400電話之后，通常會聽到如下提示：“歡迎撥打XXX公司客服中心，按1咨詢銷售，按2咨詢售后，按3咨詢?nèi)肆Y源，按0轉(zhuǎn)接到人工客服?！边@就是按鍵語音導(dǎo)航的功能。

（4）多路短信發(fā)送：如果客服忙碌不能接聽，用戶還可以使用短信功能進(jìn)行咨詢和留言。同時，企業(yè)在平臺上可以支持多模式接收短信，多方式管理消息，確?？蛻舻牡谝粫r間得到回復(fù)。

2.2 增值服務(wù)

除了400電話的基本功能，還有很多增值服務(wù)可以供企業(yè)選擇。常見的增值服務(wù)包括：錄音服務(wù)、電話問卷調(diào)查、呼叫統(tǒng)計分析等。這些服務(wù)可以進(jìn)一步提高企業(yè)的客戶體驗(yàn)，同時也可以更好地了解客戶需求，優(yōu)化企業(yè)服務(wù)。

三、400電話的注意事項

3.1 活躍度維護(hù)

400電話的接聽率是極其重要的，因此，維護(hù)活躍度至關(guān)重要。對于企業(yè)而言，要注意以下幾點(diǎn)：

（1）維護(hù)“接通率”：盡量避免掛斷率過高或者接聽率偏低的現(xiàn)象，保證客戶能夠完整的接聽到客服人員的服務(wù)。

（2）節(jié)假日管控：節(jié)假日客服人員調(diào)配也是一個重點(diǎn)，一定要讓客戶能夠接通到企業(yè)人員或者完美呼叫轉(zhuǎn)移服務(wù)，要提前規(guī)劃節(jié)假日的客服組織，并及時通知客戶。

（3）防騷擾：針對一些短信、推銷電話等騷擾行為，需要定期清理，對于惡意老騙等涉嫌違法行為，可以向當(dāng)?shù)?2321舉報中心進(jìn)行舉報。

3.2 維護(hù)素質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)

在400電話服務(wù)的整個流程中，人員素質(zhì)是至關(guān)重要的，為了保持良好的客戶口碑，員工的素質(zhì)管理非常重要，具體如下：

（1）充分的專業(yè)知識：從顧客角度來看，他們撥打400電話往往是有一定的問題需要處理，這就需要客服人員具有充分的專業(yè)素質(zhì)和知識儲備，等到給客戶配賬，員工需要確保相關(guān)專業(yè)知識的儲備水平。

（2）良好的口頭表達(dá)能力：建立良好的家用語音平臺前提是，員工需要具有良好的口頭表達(dá)能力，能夠說清楚、說到點(diǎn)上，同時避免對顧客過度解釋或者過于冷淡等不良情況發(fā)生。

（3）熱情親和：在幫助客戶解決問題的同時，客服人員還要充分的體現(xiàn)出熱情親和的態(tài)度，增強(qiáng)顧客獲得滿意感和強(qiáng)烈的客戶停留力。

四、總結(jié)

綜上所述，如何申請和使用400電話呢？本文為大家提供了詳細(xì)的講解。當(dāng)然，在申請和使用400電話時，也要注意相關(guān)的注意事項和素質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)。相信只要基于本文的指導(dǎo)，大家會更好的掌握400電話的申請和使用方法，為企業(yè)發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。